Confessioni di un consulente IT

Scrivere un executive summary

Posted in Management by pigreco314 on 20 aprile, 2009

Oggi ho chiesto a un paio dei miei di compilare un executive summary riguardo il tal progetto che da poco iniziato già sta andando in vacca.

Ovviamente la scena si svolge in Olanda dove a quanto pare occorrerà rivolgersi alla Human Resources per risolvere tensioni all’interno del team che stanno cominciando ad avere impatto negativo anche sulle performance nei progetti e le relazioni con i Clienti.

Oramai è chiaro che lassù non hanno alcuna capacità di agire come team: mi domando quanto questo atteggiamento sia legato a questioni culturali e storiche della civiltà olandese. Quel che è certo (almeno secondo Wikipedia) è che come nazionale di calcio, nonostante la quantità di talenti che sono stati capaci di mettere in campo, non hanno mai vinto un cacchio tranne un campionato europeo nel 1988.

Appena tornato da una settimana di ferie mi vedo quindi impegnato in una piccola sessione di coaching, andando a rispolverare un vecchio executive summary del 2005 con il quale informavo il management (R.C. e H.G., se ci ripenso…) della delicata situazione in cui versavano 7 progetti presso Clienti a cui avevamo avuto l’ardire di vendere il parto della mente malata del Product Dept. di allora. Un cosiddetto software in cui sono state convogliati 20M$ di ricerca e sviluppo per poi tirare la catena e ammirare il tutto finire giù per lo scarico. Nel tour svolto presso ciascuno di quegli sventurati Clienti fui coinvolto insieme al collega L.C. di cui parlai già qui.

Insomma, ho girato il documento ai cari P. e J. accompagnando il messaggio con alcune regole da seguire quando si scrive un executive summary, che, non dimentichiamolo, si presuppone venga letto da manager appartenenti al livello “director” o superiore ovvero con poco tempo da perdere, allergici ai dettagli, iper-impegnati, interessati solo al nocciolo della questione blah blah.

Eccole:

  • fate un bel respiro e tenete a bada le emozioni
  • adottate una struttura semplice, logica e sequenziale. Per esempio: Introduzione, Background, Stato Attuale, Raccomandazioni/Opzioni
  • rimanete ancorati ai fatti, presentando solo quelli rilevanti per il caso che state presentando
  • evidenziate rischi e le opportunità legate al dominio decisionale dell’executive manager. Per esempio: budget, margini di guadagno, disponibilità delle risorse, impatti organizzativi, strategia
  • evitate i particolarismi e le affermazioni che possano rivelare conflitti personali. Caso tipico: la dialettica venditore / tecnico
  • se presentate cifre usate tabelle semplici con al massimo 3-4 colonne, evidenziando il KPI di interesse per l’executive manager
  • usate il controllore grammaticale
  • fate stare tutto in una o al massimo due pagine A4

Che ne è stato del mio Executive Summary del 2005?

Ah, saperlo! Il dato di fatto è che di quei sette progetti ne sopravvisse solo uno e ancora mi domando come potemmo sopravvivere noi.

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