Confessioni di un consulente IT

Come scrivere un Performance Improvement Plan #1

Posted in Management by pigreco314 on 24 marzo, 2009

Quando le vostre strabilianti doti di coaching non bastano più a modificare il comportamento di uno o più componenti del team (non tutti, altrimenti parliamo di ammutinamento e il problema non è il team bensì voi stessi) e il richiamo agli obiettivi delle performance individuali non serve più a nulla, occorre collocare il soggetto in un ambiente controllato nel quale svolga azioni mirate a conseguire obiettivi strettamente collegati al proprio ruolo, finalizzate a colmare documentate lacune tecniche o comportamentali, entro un intervallo di tempo prestabilito normalmente di breve durata (direi al massimo tre mesi)

Giunti a questa situazione il primo impulso è quello di sbarazzarsi nel minor tempo possibile di un fastidioso elemento di disturbo, specialmente quando si tratta di un collaboratore nel cui processo di assunzione non avete avuto parte, il ché comporta il fatto che avrete una risorsa in meno su cui contare per portare avanti gli obiettivi del vostro team.

Resistete altresì la tentazione di fare in modo che il piano di miglioramento delle performance (in cui voi svolgerete il ruolo di arbitro molto parziale) si concluda con un fallimento. Prima di tutto perché non sarebbe eticamente corretto. In secondo luogo, non dovete permettere che l’atteggiamento precostituito che avete nei confronti di un collaboratore ne offuschi completamente il bagaglio di capacità che qualcuno (voi stessi, il vostro predecessore, l’amministratore delegato della società) ha visto in lui (Bruno) o lei (Alice) durante il processo di assunzione.

Il Performance Improvement Plan (PIP, orrendo acronimo) quindi deve essere vissuto non come una punizione da infliggere (o subire) bensì come una esperienza di apprendimento avente come obiettivo minimo la comprensione delle motivazioni per cui Bruno o Alice non conseguono risultati all’altezza delle aspettative e come obiettivo massimo la correzione del comportamento e il ripristino di un livello di performance stabile e adeguato.

Possiamo fondamentalmente distinguere due tipi di PIP: informale e formale.

Il primo solitamente viene avviato per fronteggiare lacune non gravi, che tuttavia si manifestano con una certa frequenza e che pur non avendo un impatto serio sulle performance del collaboratore, possono comprometterne il futuro sviluppo professionale. Esempio: scarse capacità di esposizione.

L’esito di questo tipo di PIP è frequentemente positivo in quanto il livello di stress a cui è sottoposto il soggetto è moderato (in caso di fallimento non vi sono immediate conseguenza disciplinari ma potrebbe iniziare un PIP formale) e il coinvolgimento elevato.

Il PIP formale invece mira a correggere lacune più gravi che hanno un impatto diretto sulle performance, evidenziano una discrepanza significativa tra il comportamento atteso (formalizzato nel documento di  “job description”) e quello osservato e possono essere in contrasto con i valori, la visione e la missione dell’azienda. Esempio: gravi incomprensioni del processo di vendita e frequente mancata osservanza delle scadenze per l’invio dei documenti di partecipazione a una gara.

In alcuni Paesi il fallimento di un PIP formale comporta quasi automaticamente il licenziamento, in altri dà luogo a un richiamo scritto e come minimo permette di ridiscutere il ruolo del soggetto e deciderne il collocamento in altra posizione.

In entrambi i casi è fondamentale coinvolgere sin dall’inizio un rappresentante Human Resources che vi fornisca il necessario supporto legale (per ciò che riguarda le implicazioni del contratto di lavoro del collaboratore), vi aiuti nell’analisi psicologica  e comportamentale (per comprendere motivazioni, reazioni, aspettative del soggetto) e metta a vostra disposizione il proprio bagaglio di esperienza soprattutto se è il vostro primo PIP (il primo PIP non si scorda mai) oppure  se Bruno o Alice risultino essere individui piuttosto difficili da trattare.

Prima di giungere al Performance Improvement Plan si assume che abbiate già svolto alcuni ovvi passaggi preliminari come discutere delle vostre osservazioni con l’interessato o interessata, raccogliere una serie di motivazioni del comportamento rilevato, svolgere attività di coaching possibilmente nelle medesime situazioni in cui avete rilevato le mancanze (per esempio visitare insieme un Cliente), avere chiesto un intervento preliminare da parte di HR, ecc.

Nella seconda parte, illustrerò alcune possibili linee guida per la formulazione di un Piano di Miglioramento delle Performance.

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Una Risposta

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  1. […] 25 Marzo, 2009 Come scrivere un Performance Improvement #2 Posted by pigreco314 under Management | Tag: goal setting, human resources, performance improvement plan, piano miglioramento prestazioni, PIP, risorse umane |   (La prima parte la trovate qui) […]


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