Confessioni di un consulente IT

Business Analysis Certification Program: Facilitation Skills

Posted in Business Analysis by pigreco314 on 17 marzo, 2009
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IIBA® is a registered trademark owned by International Institute of Business Analysis.

Ho dato ieri il secondo esame della serie, quello relativo al corso denominato “Facilitation Skills for Business Analyst” (superato con un bel 45/45, punteggio in cui non speravo, data l’abbondanza di domande situazionali e deduttive).

E poiché mi sono iscritto all’IIBA® sono ora autorizzato a utilizzarne il logo.

Questo secondo corso della serie di quattro (ho parlato qui del primo “Business Analysis Fundamentals”) verte principalmente sulla Knowledge Area denominata “Requirements Communication” e mira a sviluppare nel Business Analyst le capacità di facilitazione di tutte le dinamiche del processo di sviluppo del prodotto (Product Life Cycle) che si articolano nelle altre 5 aree di conoscenza della BABOK®.

Si trattano quindi argomenti come:

  • fondamenti del processo di comunicazione, ciò che lo ostacola, ciò che lo facilita
  • lo sviluppo di un requirements communication plan
  • le tre principali categorie in cui cadono le tecniche di raccolta dei requisiti (Requirements Elicitation), ovvero: mirate (targeted elicitation come interviste, job shadowing, survey), di gruppo (group elicitation ossia brainstorming, workshop, focus group, sessioni di prototipizzazione), fisiche (physical elicitation ovvero analisi documentale, reverse engineering e analisi delle interfacce)
  • best practices nella conduzione di meeting
  • principi di negoziazione e mediazione

Un aspetto fondamentale nella preparazione di un requirements communication plan è la conduzione della cosiddetta “stakeholder analysis” o “analisi dei portatori di interesse”. Ricordo che uno stakeholder è definito come un individuo o categoria di individui che ha un interesse in un’attività economica, organizzazione d’impresa o progetto e ha modo di influenzarli positivamente o negativamente. Esempi tipici sono gli utenti finali, i clienti, i vari livelli di management, gli appartenenti all’organizzazione IT, gli sponsor del progetto, i “subject matter expert” (SME) o “esperti in materia”, ecc.

Nella nostra organizzazione siamo soliti riconoscerne un ristretto sottoinsieme che spesso e volentieri comprende solo il project manager presso il cliente (ossia la controparte del nostro PM) e gli utenti finali.

La stakeholder analysis si articola in una serie di passaggi che mirano a identificare tutti i portatori di interesse rilevanti ai fini della conduzione del progetto:

  1. Identificare tutti i possibili stakeholder
  2. Tracciare le rispettive attitudini nei confronti del progetto
  3. Selezionare gli stakeholder chiave (key stakeholders)
  4. Analizzare le fonti di preoccupazione degli stakeholder
  5. Identificarne i fattori di successo
  6. Sviluppare strategie di comunicazione con i key stakeholders
  7. Documentare il tutto nel Requirements Communication Plan

A tal fine risultano particolarmente utili alcuni strumenti tramite i quali rappresentare in forma graficai passaggi chiave della stakeholder analysis.

Per quanto riguarda la rappresentazione delle attitudini degli stakeholder nei confronti del progetto, si può utilizzare la Stakeholder Attitude Chart:

Nome, Posizione 100% contrario Moderatam. contrario Neutrale Moderat. a favore 100% a favore
Mario Rossi,

Finance

Ο

χ

Piero Bianchi,

Marketing

Ο

χ

Il simbolo “Ο” indica la posizione in cui attualmente si trova lo stakeholder mentre “χ” indica dove abbiamo necessità che si sposti per assicurare il successo del progetto.

La selezione degli stakeholder chiave avviene attraverso una matrice 2×2 nella quale i portatori di interesse vengono posizionati sulla base della loro influenza/potere/autorità (ordinate) e del loro livello di attenzione/preoccupazione nei confronti del progetto (ascisse).

Ne risultano quattro quadranti associati alle combinazioni: elevata influenza / scarsa preoccupazione, scarsa influenza / elevata preoccupazione, scarsa influenza/scarsa preoccupazione, elevata influenza / elevata preoccupazione: gli individui o le categorie che ricadono in quest’ultimo quadrante sono i key stakeholders.

L’analisi delle fonti di preoccupazione si può effettuare tramite una tabella come quella riportata qui sotto che consente di identificare l’impatto del progetto su diverse aree di interesse e sui relativi stakeholders.

In questa fase, per ciascuna area di interesse sulla quale il progetto ha impatto significativo, è necessario abbozzare una strategia di risposta o mitigazione del rischio corrispondente.

Aree di Preoccupazione Modesto impatto Moderato impatto Elevato impatto Stakeholder interessati
Struttura organizzativa X Mario Rossi,

Giorgio Verdi

Misura delle performance X Piero Bianchi
Competenze acquisite X Piero Bianchi

Infine, nella cosiddetta Stakeholder Solution Matrix è possibile combinare le informazioni raccolte nei passaggi precedenti e schematizzare possibili strategie per il comportamento da tenere con ciascuno degli stakeholders:

Stakeholder Preoccupazioni Fattori di successo Come influenzarlo Chi può influenzarlo
Mario Rossi,Finance Inadeguatezza ai nuovi compiti Training Illustrazione del programma di training e crescita professionale Responsabile formazione
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Una Risposta

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