Confessioni di un consulente IT

Mindmaps #1

Posted in G.T.D. by pigreco314 on 1 febbraio, 2009

Dopo averle snobbate per molto tempo, qualche settimana fa è rinato in me l’interesse per le mind maps e mi sono quindi scaricato la versione trial di MindManager della Mindjet, probabilmente il miglior programma in circolazione per la creazione di mappe mentali. Tra gli altri ho visionato Personal Brain, MindView Free Mind, quest’ultimo gratuito e open source: può essere utile a scopo didattico ma non è assolutamente confrontabile con MindManager. Una lista esaustiva dei software disponibili la trovate qui.

Mappe mentali con Mindjet

Mappe mentali con Mindjet

Sono (ri-) approdato alle mappe mentali mentre cercavo un software che a quanto pare non esiste: un programma in grado di conferire struttura alla cartella “inbox” della mia posta.

In tutti i Mail User Agent che io conosca, oltre la solita rappresentazione flat della lista dei messaggi, il massimo che ti puoi aspettare è una visualizzazione per thread, funzionalità che in Lotus Notes (il nostro MUA) è pure bacata visto che non vengono inclusi nel thread messaggi scambiati con utenti esterni al nostro corporate domain.

A me invece serve qualcosa che possa processare e mettere in correlazione le email  secondo il concetto di stream, ovvero un flusso di attività e di informazioni che nasce da un messaggio di posta. Potremmo anche chiamarlo “cluster” ma il nome “stream” rende più l’idea della dinamicità insita nel concetto che voglio esprimere.

Un messaggio email è collegato a nomi (sender, recipients), date, può iniziare o essere parte di un thread, può contenere allegati, link a siti web, indirizzi email, numeri di telefono ecc.

Mi piacerebbe avere un programma in grado di estrarre e ordinare automaticamente questa massa di informazioni da un messaggio di posta, costruire automaticamente i thread collegati, predisporre un’area allegati dove salvare gli attachments, creare un’area contatti nella quale salvare automaticamente i riferimenti delle persone menzionate nei messaggi (che siano sender, recipient o solo citati nel corpo del messaggio) e l’indicazione di quale ruolo abbiano svolto nel thread (hanno inviato messaggi, sono solo destinatari, sono stati solo citati), consenta di definire attività collegate ai messaggi assegnando risorse, date di scadenza, crei automaticamente una tag list delle parole chiave ricorrenti  ecc.

E tutto ciò dovrebbe essere possibile con un semplice “forward”. Ovverosia, il software dovrebbe essere dotato di un mail server al quale inviare i messaggi da processare, indicando per esempio nel campo “Oggetto” a quale stream ci stiamo riferendo. In questo modo potremmo continuare la nostra sessione di mail processing concentrandoci su quello che maggiormente richiede la nostra attenzione (formulare messaggi di risposta alle email) senza interromperlo per salvare allegati nell’ennesimo folder, registrare contatti ecc.

E immaginate di dover riprendere il filo di una conversazione email lasciata in sospeso per qualche giorno o settimana accedendo alla base dati dei vostri stream, aprendo quello relativo al tema che vi interessa e ricostruirne facilmente  il contesto esaminando i documenti scambiati, rivedendo la lista delle persone coinvolte, ripassare il mail thread dei messaggi precedenti.

Una mind map è un oggetto che naturalmente si presta a organizzare e presentare l’informazione in questo modo.

Per sperimentarne le potenzialità mi sono scaricato la versione demo di Mindjet (la potete usare per 21 giorni) e ho poi acquistato una licenza (l’ultima release è la v8, costa circa 300 euro). L’ho utilizzato in una varietà di situazioni. Una di queste la tracciabilità di quelli che io chiamo microtask: attività che possono anche ricoprire l’arco temporale di qualche mese, coinvolgono poche persone, sono circoscritte a un contesto ben specifico,  sono normalmente portate a termine con attività della durata compresa tra un giorno e una settimana e rispetto ad altri compiti si possono classificare come a bassa priorità. Insomma, cose di cui tipicamente si perde il filo e finiscono nel dimenticatoio. Ad esempio, la richiesta al team di compilare una matrice di skills per inserirla in un database di selezione delle risorse per i progetti o l’attività di consolidamento del codice sorgente di un determinato cliente.

microtasks

Microtask su una mind map

Qui a lato trovate una rappresentazione della mia idea su come gestire microtask con una mappa mentale. Se seguite il link avrete dimostrazione di una delle funzionalità più interessanti di Mindjet cioè quella di esportare una mappa in formato “Mindjet Player” ossia un PDF che consenta la navigazione della mappa espandendo e comprimendo i nodi, visualizzando note, seguendo link, ecc. senza dover installare nulla sul proprio computer (a parte un viwer come Acrobat Reader).

Come dicevo, ho svolto un po’ di ricerche e finora non sono stato in grado di trovare nessun software che mi consenta di gestire email streams come li intendo io.

L’unico software che sembrerebbe avvicinarsi a uno strumento di produttività come quello descritto sopra è Gyroq di Gyronix che guarda caso si basa proprio sulle mind maps di MindManager.

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